ההוצאה השוטפת היא ההוצאה על סחורות ושירותים שנצרכו בשנה הנוכחית, אשר חייבות להיות חוזרות ונשנות כדי לקיים את ייצור שירותי החינוך. הוצאות כיס על פריטי ציוד, מתחת לסף עלות מסוים, מדווחות גם כהוצאות שוטפות.
ההוצאות השוטפות כוללות הוצאה לצריכה סופית, הכנסות מנכסים ששולמו, מענקים והעברות שוטפות אחרות (למשל ביטוח לאומי, סיוע סוציאלי, פנסיות והטבות סוציאליות אחרות).
הוצאות שוטפות הן גם כספים המשמשים עסק לרכישה או לשיפור נכסים פיזיים כגון רכוש, מבני תעשייה או ציוד. זה משמש לעתים קרובות לביצוע פרויקטים חדשים או השקעות על ידי החברה. סוג זה של תשלומים נעשה גם על ידי חברות כדי לשמור או להגדיל את היקף הפעילות שלהן. הוצאות אלה יכולות לכלול כל דבר החל מתיקון גג ועד בנייה, קניית ציוד או בניית מפעל חדש.
מבחינה חשבונאית, הוצאה נחשבת כהוצאה הונית כאשר הנכס הוא נכס הון שנרכש לאחרונה או השקעה המשפרת את חיי השימוש של נכס הון קיים. אם הוצאה היא הוצאה הונית, יש להוון אותה. זה מחייב את העסק לפזר את עלות ההוצאה (העלות הקבועה) לאורך חיי השימוש של הנכס. אם עם זאת, ההוצאה היא השמירה על הנכס במצבו הנוכחי, העלות מנוכה במלואה בשנת ההוצאה.
סכום ההוצאות ההוניות שלעסק צפוי להיות תלוי בתעשייה בה הוא עוסק. חלק מהתעשיות עתירות ההון הן בעלות הרמות הגבוהות ביותר של הוצאות הון, כולל חיפושי נפט והפקת נפט, טלקומוניקציה, ייצור ושירותים.
הוצאות ההוניות אין לבלבל עם רווח תפעולי או הוצאה (OPEX) הוצאות. הוצאות הכנסה הן הוצאות קצרות טווח הנדרשות לכיסוי העלויות התפעוליות של ניהול עסק, ולכן הן זהות במהותן להוצאות התפעול. בניגוד להוצאות הוניות, הוצאות הכנסה יכולות להיות ניכרות במס באותה השנה בה ההוצאות מתרחשות.
