זו פשוט טיוטת חשבונית הנשלחת לקונה עם הפרטים הספציפיים שייכללו בהמשך בחשבונית המקורית על מנת ליידע את הפרטים ולהמתין לאישורם. חשבונית הפרופורמה אינה מסמך נפוץ אלא הצהרה על התחייבותו של המוכר לקידום טובין או שירותים ספציפיים בפני הקונה.
בשונה מהידוע ביותר, חשבוניות אלה אינן רשומות כחשבונות המגיעים על ידי המוכר וגם אינן רשומות כחשבונות בתשלום, כלומר אינן חלק מראיית החשבון של עסק כאמור. בעיקרון הוא ממלא את התפקיד של הצעה מסחרית או, אם רלוונטי, טיוטת חשבונית, בהיותה הסכם קונה-מוכר אשר נקבע כהתחייבות בין שניהם לפני ביצוע העסקה הסופית.
שימוש נוסף שניתן לחשבונית זו ברמה המסחרית הוא כשובר, המציין פעולה שטרם הושלמה, שכן הלקוח לא קיבל את הסחורה ולא שילם על כך. כדי לפרט את ההבדל מחשבונית רגילה, הפרופורמה מבהירה מה יש באותו מסמך בנוסף לכך שיש סדרה מספרית אחרת או שהיא פשוט לא ממוספרת ולא ניתן להחליפה בסדרה רגילה. בתחום המשפט, חשבונית זו משמשת כמשפט סופי המאפשר פיתוח הליך משפטי. מצידה, בסחר בינלאומי יש למסור חשבונית זו למכס כאשר האמיתי אינו זמין בזמן המשלוח.
במקרה של בלשנות ישנן שתי קבוצות מבוססות:
- פרופורמה פרונומינלית: היא הידועה ביותר, היא משמשת לביטוי שמות עצם או ביטוי קובע, אם יש בכך.
- פרופורמה לא פרונומינלית: בשפתנו מושג כזה אינו קיים, אולם באיטלקית, צרפתית או קטלאנית משתמשים בו. הפונקציה של זה היא להחליף ביטוי של מילת יחס, בהתאם לשפה, עשויים להיות לו הבדלים וייחודים.
הנתונים כדי שיישלחו בחשבונית אמרה הם כדלקמן:
- תַאֲרִיך.
- שמות.
- סיבות עסקיות של מוכר-קונה.
- נקודה מדויקת וכמות סחורה.
- מחיר יחידה וכמות סחורה.
- צורה ותנאי תשלום.
- סוג האריזה.
- תנאי משלוח הסחורה.
- אין צורך בחתימה מורשית.
- ניתן לשלוח נתונים אלה בחשבונית המסחרית לאחר אישור ההזמנה על ידי הקונה.
