התנאי הוא מכלול התנאים שחייבים או לגבות משהו או מישהו כדי לקבל מענק או הטבה. בתחילה נוכל להדגיש מתוך תפיסת התניות כל מה שקשור לדרישות ולבקשות שעושים משהו או מישהו כדי להיות מסוגל להעניק את מה שמתאים. דרישות התניה הן למספר מטרות, בחלק מהמקרים הן כוללות השלמת מאגר מידע בו מוגדר סוג הבקשה, מדוע היא נדרשת והאם ניתן להיעתר למבוקש. צורה חיונית נוספת של התניה היא העובדה שהתנאים המבוקשים הם חלק ממה שאתה רוצה להשיגלדוגמא: בבדיקה רפואית (רנטגן) יש צורך בחולה לשטוף את הקיבה והמעיים, זה הכרחי ביותר, אחרת התמונה הרדיולוגית לא תהיה ברורה לחלוטין.
התניות מיושמת בעיקר על ידי מוסדות המציעים שירותים ציבוריים ועמותות המציעות עזרה לאנשים נזקקים. מטרת התניה היא בעצם סינון הסיוע, על מנת למנוע קריסת המערכת. ישנם אנשים המסורים ללעוג למערכת ניהול ההטבות והם מנסים להעריך יתר על המידה את הסצנה שיש בפנורמה, תוך ניצול המשאבים שבמקרים רבים אינם תואמים להם. התניות מסייעת בין השאר להקים מערכת אבטחה למי שיש להם את התנאים הנדרשים כדי להיות מסוגל ליהנות מהעזרה המוצעת להם.
התניה מסייעת להתפתחות המערכת, כמו גם מייצרת יותר השלכה ברעיונות שיש בתוך המידע ומזינה את שרשרת הייצור של זה כדי להפוך את ההליך לזריז יותר. בחלק מהמקרים, התניה היא נושאת הכלים לכלול את אלה שהתעלמו ממערכות מסוימות שמטות כספים שצריכים להיות מיועדים לסיוע, בין אם זה חברתי, כלכלי או פרודוקטיבי. התניות היא כלי אדמיניסטרטיבי ברמה גבוהה המספק ארגון יעיל במוסדות המעבירים המוני אנשים, שלכל אחד מהם נתונים מקבילים.
