האטימולוגיה של המילה Archive מגיעה מלטינית "Archivum" שפירושה "מגורים של השופטים". כיום קובץ המילה מיועד להתייחס לאתר או ליעד שבו מאוחסנים ונשמרים מסמכים שיכולים להיווצר על ידי אנשים או מוסדות ומסיבה זו הקבצים יכולים להיות פרטיים או ציבוריים.
המטרה הבסיסית של כל ארכיון היא לאחסן, לסדר ולסווג מסמכים, כך שכאשר יש צורך לחפש אותם, ניתן למצוא אותם ביעילות ובמהירות.
בעולם המחשוב, המונח קובץ (או קובץ, מהשפה האנגלית) משמש בדרך כלל להתייחסות למערכת נתונים או מידע דיגיטלי המבוסס על "ביטים או מידע בינארי" שניתן לשמור ולהשתמש בהם מאוחר יותר באמצעות יישומים קיימים במחשב או בכל מכשיר טכנולוגי אחר. קובץ מחשב מאוחסן בכונן הקשיח של המחשב, והוא מורכב משם ותוסף התיקיה שמכיל אותו (לדוגמא: filename.ext).
זכור כי לא כל הקבצים מאוחסנים באותו אופן במחשבים, קובץ טקסט נשמר באופן שונה מקובץ תמונה, וידאו או מוסיקה; גם השטח שהם תופסים בכונן הקשיח אינו זהה, מכיוון שתוכנם שונה. היתרונות של קבצים דיגיטליים הם שניתן להעבירם, להעתיקם, למחוקם, לשנות את מיקומם וכו '. מהמחשבים שלנו, הם יכולים לשתף גם ברשתות החברתיות למשל, ולשלוח אותם במיילים.
Sin embargo hay que tener en cuenta que los archivos han formado parte de la historia de la humanidad desde que la misma empezó a registrar su vida, pues los datos o documentos más importantes siempre han sido almacenados en archivos físicos, ya que no se contaba con la tecnología que se tiene hoy en día. Estos documentos eran almacenados en grandes depósitos, cajas o estantes. Aunque una de sus mayores desventajas es que al pasar del tiempo el deterioro del papel es inevitable y los mismos perdían todo su contenido. Aun así no podemos olvidar que existen muchos libros y documentos físicos que tienen un valor histórico emblemático y por tal motivo siempre se tratara de conservar en el mejor estado posible.
