על פי האטימולוגיה שלו, מונח זה בא מהמשתתף ברבים של הפועל הלטיני "Agere" (to do) ומתייחס ל"מעשים " . זה נקרא Acta כל מסמך שנוצר במהלך פגישה או אסיפה, ואשר נכתב על ידי מישהו שנכח באותה פגישה, ושם כל המוסכמות והאמנות באותן מסקנות באות לידי ביטוי.
הכנת הפרוטוקולים מאפשרת להיות תקף לפגישה שנערכה, ובמידה והמקרה מתעורר, היא יכולה לשמש ראיה אם יש בעיה כלשהי.
רשומה יכולה לתאר את כל הנאמר בפגישה, את תוצאות התחרויות, הבחירות וכו ', כמו גם ציוני סטודנטים, תוצאות הגרלה, חגיגת חתונה, בין היתר. לרוב, רשומה צריכה לכלול תמיד את התאריך, המקום והשעה בה בוצע, בנוסף להכרה קצרה של סיבת ההשלמה. בדרך כלל אלה נשמרים או רשומים בספר דקות, שבו כל הפרוטוקולים שנעשו בתקופה מוגדרת, וכרונולוגית, תוך התחשבות כי כל עמודיו חייבים להיות ממוספרים כדי לשמור על הזמנה.
לאחר הפגישה הוא שוב בדקות הסיום, כל המשתתפים לתת אור ירוק של דבר הכלול דקות ולהמשיך לחתום עליו, כל אחד מהמשתתפים חייב לחתום, ובכך להשאיר הסמכה של שלהם התערבות ו קבלה מכל מה שכתוב עליו.
