קבלות, כמסמך, משמשות כהוכחה. נניח שאדם שוכר איש גז שיצר חיבור חדש בביתו. שניהם מסכימים שהתשלום יתבצע בשני תשלומים: כאשר בעל הבית משלם ראשון, חברת הדלק נותנת לו קבלה שעובדת כמו תקליט. על הנייר אתה יכול לקרוא: "קיבלתי ממר X סכום של פסוס Y עבור". באופן זה, במקרה של דרישה אפשרית מהגז עקב חוסר תשלום לכאורה, מי ששכר את השירות יכול להציג את הקבלה, שעליה לחתום מי שחוסך את הכסף.
ישנם פורמטים שונים של קבלות. בחלק מהמקרים אותה קבלה מושלמת בשכפול ומשאירה עותק למי שמשלם ואחד למי שמקבל את הכסף. במקרים אחרים, חשבונית יכולה לשמש קבלה.
ההבדל בין החשבונית לקבלה, בכל מקרה, הוא חשוב מכיוון שלקבלות בדרך כלל אין ערך מס או מתפקדים כשובר המקושר למס. ישנם מונחים קשורים אחרים, שבדרך כלל נתפסים גם כמילים נרדפות בציבור הרחב, אם כי על יזם להבין אותם בצורה מושלמת כדי לנסות לנהל את עסקיהם בשקיפות ובחוקיות הגדולים ביותר שאפשר.
אישור תשלום משמש כדי לתת לגיטימציה לכך ששילמתם עבור שירות או מוצר. לפעמים יש לו גם את הפונקציה של פיקוח על הכספים.
ישנם סוגים שונים בהתאם לפורמט, אם הוא רשום, ומאפיינים אחרים:
- תשלום חשבונית או חשבונית: הם נתוני השולח והמקבל, פרטי המוצרים והשירותים הניתנים, מחירי יחידות, מחירים כוללים, הנחות ומיסים.
- כרטיס או כרטיס: בדרך כלל מודפסים על ידי מדפסת פיסקלית (שם היא רשומה) על גליל נייר (שנחתך לאחר מכן באופן ידני או אוטומטי) ברוחב הקטן בהרבה מהחשבוניות. כל כרטיס נרשם בזיכרון המדפסת באופן אוטומטי. בארגנטינה, בעלי מדפסת פיסקלית חייבים להדפיס כרטיסים ללא יוצא מן הכלל (אין סכום מינימלי).
- הוכחה או קבלת תשלום: ישנם פרטי הצ'ק שהונפקו לטובת אדם או חברה, ופירוט החשבוניות או השירותים המשולמים בצ'ק מונפק זה, מי מפעיל אותו, אשר בודק אותו, מי מקבל אותו בהתאם. עם התיאור, תאריך הקבלה, תיאור החשבוניות (המספרים ששולמו), המחירים הכוללים, הנחות ומיסים. הוא משמש כדי לרשום על ידי חברה מה ששולם או בוצע עם הנפקת הצ'ק האמור על גבי העתק הקבלה.
