יצירת אינדקס מובנת כתהליך של תיאור מפורט של תוכן הכתיבה או המסמך, בעיקר חילוץ מילות מפתח המייצגות כראוי את הטקסט. השימוש העיקרי בו הוא כאשר יש לאחזר קבצים או לחפש אותם בתוך מערכת אחזור, ארגון או מחסן, כדי לצמצם את זמן החיפוש וההפצה. היא מנוהלת על פי תקן ISO 5963, שהוטל בשנת 1985. באופן ספציפי, מעובד סוג של אינדקס המסייע לכל מסמך, אשר לא רק מכיל מילים בעלות חשיבות רבה בתוך התוכן, הוא כולל גם סיכומים שלו, כמו גם כי ההתמוטטותאו ניתוח הנושא. באופן דומה, היא נשלטת על ידי מדיניות, אשר עשויה להשתנות בהתאם למוסד המעסיק אותה, אם כי אלה מתוארים תמיד במדריכים מיוחדים עבורם.
בתור בתהליכים רבים כולל סיווג וניתוח של מסמכים, הוא מורכב מכמה שלבים, כפי שקוראים היטב את הנושא שנמצא במסמך; בחר את הנקודות החיוניות בנושא; לפרק את המושגים שנבחרו במילים ספציפיות, או למקם אותם באוצר מילים מבוקר; לבסוף, נוצרים קשרים בין המונחים שחולצו סופית מהטקסט. לכן, אינדקס חופשי הוא התהליך בו מוצג סיכום עם מונחי מפתח של מסמך, עם ההבדל כי זה, בשלב הצבתו תחת אוצר מילים מבוקר, אין להשתמש בו, אך המלים מוצעות על ידי הנושא שמבצע את הפעילות או נלקחים ישירות מהמסמך.
