לאינדקס אוטומטי לחילוץ נתוני מערכת של מסמך מסוים או טקסט חיצוני לשרת ליתן פרטים מלאים של אותו. נתונים אלה יכולים להיות מטקסט, אפילו תמונה ו קול. תהליך זה מתבצע באמצעות תוכנית מחשב הבוחרת את האלמנטים בעקבות סדרת פרמטרים שהוקמו בעבר. תהליך זה אינו אלא סיווג עם מילות מפתח או מרכיבי מפתח המאפשרים את החיפוש שלך בקרב קבוצה גדולה של דומים.
אינדקס אוטומטי נפוץ בקרב ארגונים שעובדים בין משאבי אנוש למנהל. יש לסווג כמויות גדולות של מידע ולסווג בסדרות מסודרות כך שמיקומו יהיה מדויק הן עבור מי שדורש זאת והן עבור מי שמתחזק את המערכת. אחסון הנתונים הוא חיוני עבור כול ארגון, לא רק כדי לשמור על הסטורית, אבל יש תמיכה מורחבת של אבטחה כדי להבטיח כי תוכן המסמכים נכון וכי במקרה של אובדן שם הוא גיבוי כדי לבדוק אותו.
אינדקסים ממירים שפה מבוקרת (כותרות נושא ומתארים) לאחר חיפוש ומציאת מקבילותיהם בשפות אינדקס (תזאורוס, רשימות כותרות נושא או רישום מתאר אלפביתי). באופן זה, המתארים או כותרות הנושא משמשים לאחסון מסמכים אלה במאגרי מידע או בקטלוגים וגם לאחזור לאחזור מאוחר יותר. לכן, המטרה הכללית של אינדקס היא אחסון מידע ואחזורו.
