המונח מזכר הוא ממוצא לטיני וכשמתורגם לספרדית פירושו "משהו שצריך לזכור". בשביל זה סיבה השימוש במושג מקבל מספר שימושים. לכן ניתן לומר כי תזכיר הוא בקבלה הבסיסית שלו, מעין דו"ח המופנה לאדם או לקבוצה מהם ובו מתבטא דבר שיש לקחת בחשבון לעניין נתון. מצד שני, ניתן להגדיר זאת גם כמחברת או פנקס רישומים בו הדברים שעל האדם לזכור בעתיד רשומים. בתזכיר ניתן לייעד סוגים שונים של מידע, כגון הודעה על מידע ברגע האחרון, בקשה מיוחדת וכו '.
בעולם הדיפלומטי, מזכר מתייחס לתקשורת פחות מודגשת מהזיכרון והפתק, שבה מסכמים סדרת אירועים וסיבות שיש לקחת בחשבון בעניינים בעלי חשיבות רבה יותר. תזכירים דיפלומטיים בדרך כלל אינם חתומים על ידי העורך. יש לציין כי ה- RAE מבהיר גם כי תזכיר יכול להתייחס להערה הנשלחת ביד לאדם בתוך אותה חברה או ארגון. למרות העובדה שהמילה הנכונה היא תזכיר, כיום אנשים בדרך כלל מחליפים אותה בתזכיר, גזירה של ריבוי המילה המקורית.
תזכיר מורכב מסדרת אלמנטים קבועים, שבהם יש להציב נתונים רלוונטיים ביותר ובזכותם ניתן להבדיל אותם מטקסטים אינפורמטיביים ותקשורתיים אחרים. בין המרכיבים הללו, ניתן להזכיר את החשובים ביותר, כגון: אתר, תאריך, אליו הוא פונה, נושא, גוף הטקסט, פרידה, חתימה, העתק לשולח וכותרת תחתונה, במידת הצורך.
חשוב לציין כי במזכרים אין פסקת סיום, מכיוון שהמידע פשוט מועבר ומסתיים בחתימה ובחותמת. עם זאת, השפה המשמשת לכתיבת תזכיר חייבת להיות רשמית, שהיא משדרת כבוד ומעוררת את חשיבות העניין שיש להעביר ולהעביר.
