המסמך הוא ההדפסה על סוג נייר כלשהו ההסבר או אוסף המידע המעיד בפומבי על אירוע או מאשר ביצוע פעולה. הכל יכול להיות כתוב במסמך, מסיפור ועד סיפור עבר שסיפרו עליו. מסמך בעצם משמש לשימור הרעיון של מה שקרה בזמן, על מנת להיבדק מאוחר יותר ולשמש רפרנס או חלק מסיפור.
כשמדובר במוסדות עם מאפיינים של חברות עם מאות מסמכים העוברים במסדרונות ובדואר אלקטרוני, אלה מייצגים אורח חיים מהותי שנקבע בצורך לתקשר ולשלוח נתונים באמצעות כלים אלה, שכאמור משמש על מנת לשמור את רישום הדברים בעבר. בחברה חיוני לשמור על המסמכים המרכיבים אותה ולטפל בה, מכיוון שחשוב לשמור תיעוד של כל מה שעובד ומחושב בה באמצעות מסמכים אלה.
על מסמך לעקוב אחר סדרה של כללים ותנאים שיש לכבד על ידי מי שכותב אותו, ביניהם בולט השימוש הנכון בכתיב מקובל, שימוש שגוי בסימן פיסוק יכול לייצג אי הבנה. זה חייב להיות מזוהה כראוי כדי לדעת מאיפה זה בא ואיזה יעד הוא מוביל. מסמכים ניתנים לכתב יד (בכתב יד), אך כיום עם פריחת הטכנולוגיה ההולכת וגוברת נהוג להכין מסמכים במחשב, לשם כך ישנם עורכים שלמים ופשוטים המקלים על חווית כתיבת המסמך.
יש להעביר את המסמכים גם ליעדיהם בהתאמה, לשם כך אנו זקוקים גם לכלי הנקרא דואר, נכון לעכשיו הוא משמש יותר מכל דואר אלקטרוני, המורכב משליחת המסמך וסוגי קבצים אחרים. על ידי האינטרנט.
בנוסף, ניתן לסווג מסמכים כמסמכים ראשוניים, שהם מסמכים המכילים מידע מקורי מהמחבר ולא עברו טיפול או שינוי על ידי אדם אחר שאינו האחראי, במסמכים משניים, אשר יהיו אלה שקיבלו טיפול ושלישי, שהם אותם מסמכים משניים עליהם הוחל טיפול.
